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【法規名稱】法律用語辭典


內政部警政署行政資訊及檔案申請閱覽程序

【公布日期】90.04.23 【公布機關】內政部警政署

【法規沿革】
1‧中華民國九十年一月五日內政部警政署九十警署秘字第4156號函訂定發布
2‧中華民國九十年四月二十三日內政部警政署九十警署秘字第87416號函修正發布全文13點

【法規內容】

第1點


  為執行行政程序法第四十四條至第四十六條規定,特訂定本程序。

第2點


  本程序所稱業務承辦人,係指當事人或利害關係人因主張或維護其法律上利益之必要,以書面或言詞申請閱覽行政資訊及檔案內容之業務承辦人,其所屬之組、室、中心、會、隊、社為業務承辦單位。

第3點


  當事人或利害關係人以書面申請閱覽、抄寫、複印或攝影有關行政資訊及檔案者,由秘書室文書科(外收發)於收文後,依申請閱覽內容,分發業務承辦單位,由業務承辦人填具「內政部警政署行政資訊及檔案申請閱覽審核表」(格式如附件一),依行政程序法第四十六條第二項各款規定審核,以決定是否同意閱覽。凡同意閱覽者,應即聯絡秘書室文書科(檔案)安排閱覽時間,業務承辦人員須將同意閱覽件數及閱覽時間答復申請人;拒絕閱覽者,應敘明拒絕理由及法令依據答復申請人。(如附件二)

第4點


  當事人或利害關係人以言詞申請閱覽、抄寫、複印或攝影有關行政資訊及檔案者,由會客室服務人員,依申請閱覽內容,通知業務承辦單位派員至會客室,必要時得改於檔案閱覽室(在錄音及錄影狀況下)辦理,該業務承辦人應將申請人之陳述填寫於「內政部警政署行政資訊及檔案閱覽申請書」(格式如附件三),經向申請人朗讀或使閱覽,確認其內容無誤後由其簽名或蓋章,業務承辦人員須將同意閱覽件數及閱覽時間答復申請人。(如附件四)

第5點


  受理行政資訊及檔案閱覽申請作業審核時間以十五日為原則,必要時,得予延長,延長之期間不得逾十五日。

第6點


  閱覽者臨時以書面或言詞提出再申請者,由業務承辦人分別依本作業程序第三點第四點辦理。

第7點


  行政資訊及檔案有下列情形之一者,得拒絕申請閱覽:
  (一)行政決定前之擬稿或其他準備作業文件。
  (二)涉及國防、軍事、外交及一般公務機密,依法規規定有保密之必要者。
  (三)涉及個人隱私、職業秘密、營業秘密,依法規規定有保密之必要者。
  (四)有侵害第三人權利之虞者。
  (五)有嚴重妨礙有關社會治安、公共安全或其他公共利益之職務正常進行之虞者。

第8點


  業務承辦人於約定閱覽之日前,至調卷室辦理借調單卷,應先將不提供閱覽之內部簽呈、擬稿及會辦意見抽出,並須將檔案及附件加以裝訂及編頁碼,俟閱覽之日攜往檔案閱覽室;業務承辦單位基於公務考量,必要時得以複製影本提供閱覽。

第9點


  核准閱覽之當事人或利害關係人到達本署會客室時,由該業務承辦人先行檢查核准證明文件及本人身分證。凡證明文件不足或核屬非申請人時,應拒絕閱覽;核對無誤者,直接引導至檔案閱覽室,閱覽期間業務承辦人得先行返回辦公。(如附件五)

第10點


  閱覽者至檔案閱覽室後,由管理人員收取身分證明,換發檔案閱覽室識別證(如附件六)。閱覽期間,管理人員除全程錄音及錄影外,並指導操作各項器材,及監督閱覽者有無毀損檔案或違反閱讀禁止之行為,必要時得當場中止其閱覽。

第11點


  對於要求複製行政資訊及檔案者,由檔案閱覽室管理人員通知業務承辦人員辦理,於閱畢時交付,檔案閱覽室管理人員依影印紙張格式及張數收費,並至出納開立本署自行收納款項統一收據。

第12點


  閱畢時,檔案閱覽室管理人員應即通知業務承辦人至檔案閱覽室,由業務承辦人檢查被借閱之行政資訊及檔案有無被擅加添註、塗改、更換、抽取、圈點、污損或其他毀壞之情事;俟確認閱覽者無毀損之行為時,管理人員交還閱覽者身分證及取回檔案閱覽室識別證,由業務承辦人送離本署。

第13點


  當事人依法委任代理人申請閱覽、抄寫、複印或攝影時,應於最初為行政程序行為時提出委任書(如附件七),並檢具相關身分證明文件,依前揭相關規定辦理。但依法規或行政程序之性質不得授權者,不得為之;且每一當事人委任之代理人,不得逾三人。


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