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【法規名稱】法律用語辭典


政府會計憑證保管調案及銷毀應行注意事項

【公布日期】105.03.10 【公布機關】行政院

【法規沿革】
1‧中華民國一百零五年三月十日行政院院授主會財字第1051500060號函訂定全文13點;並自即日生效

【法規內容】

第1點


  政府及其所屬機關(構)、學校(以下簡稱各機關)會計憑證之保管、調案及銷毀,依本注意事項規定辦理。

第2點


  本注意事項所定會計憑證,分為原始憑證及記帳憑證;原始憑證及記帳憑證之種類、定義,依會計法相關規定。
  各機關會計憑證,未依會計法第一百零九條規定移交所在機關管理檔案人員(以下簡稱機關檔案人員)保管前,主辦會計人員應指派專人(以下簡稱會計管理人員)處理之。
  機關檔案人員應依檔案法相關規定管理移交後之會計憑證,並注意與主(會)計單位之權責分工,以確保憑證之安全。

第3點


  各機關之原始憑證,應標註傳票編號,附同傳票,依照類別及日期號數之順序,彙訂成冊,另加封面,並於封面詳記類別與起訖之年、月、日及號數等。下列各款之原始憑證未附入傳票保管者,仍應於冊內註明其保管處所及其檔案編號,或其他便於查對之事實:
  (一)各種契約。
  (二)應另歸檔案之文書及另行訂冊之報告書表。
  (三)應留待將來使用之存取或保管現金、票據、證券及財物之憑證。
  (四)應轉送其他機關之文件。
  (五)其他事實上不能或不應黏貼訂冊之文件。

第4點


  已裝訂成冊之會計憑證,均應分年編號保存,並製目次備查。
  各機關如將已裝訂成冊之會計憑證裝箱保管者,均應於箱外載明其所屬年度、類別及裝箱序號,並登載序號於前項目次。

第5點


  各機關會計憑證未依會計法規定移交機關檔案人員前,其保管應注意下列事項:
  (一)應本於統一規劃、集中管理為原則,並具備適當保管之環境。
  (二)非為各機關之會計管理人員,不得進出會計憑證之保管處所。但因業務需要經主辦會計人員之同意,並由會計管理人員陪同進出者,不在此限。

第6點


  各機關會計憑證之保管,遇有遺失、損毀等情事時,應注意下列事項:
  (一)各機關應即陳報該管上級主計機構與所在機關長官及該管審計機關,分別轉陳各該管最上級機關。
  (二)非經審計機關認為其對於善良管理人應有之注意並無怠忽,且予解除責任者,應付懲戒。匿不陳報者,從重懲戒。致公庫受損害者,負賠償責任。
  會計憑證依會計法規定移交機關檔案人員後,遇有遺失、損毀等情事時,機關檔案人員應通知主(會)計單位。

第7點


  各機關會計憑證之調案,應注意下列事項:
  (一)調案人應填具調案單,載明調案人之姓名、任職單位、調案事由、調案日期等資料,向主(會)計單位提出申請,經主辦會計人員之同意,並得衡酌調案事由後,陳報機關長官核可後為之。
  (二)非經主辦會計人員同意,不得拆訂會計憑證;同意拆訂者,應將經過情形與增減單據、張數及號數,以書面敘明,並於重訂時,附於首頁。
  (三)會計管理人員應注意會計憑證之調案情形,除司法、審計、檢察、調查或稅務等機關依法律規定借調原件者外,不得攜出會計管理人員指定之處所。
  (四)調案人與會計管理人員於前款司法等機關攜出及歸還會計憑證時,應注意原件之項目、數量及內容等,以確保原件完整性。會計管理人員並應定期清理歸還情形。
  (五)會計管理人員應作成調案紀錄,扼要記載調案人之姓名、任職單位、調案事由、調案日期、憑證編號及歸還日期等。調案紀錄,得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之。調案紀錄於其所載會計憑證銷毀後,始得銷毀之。
  會計憑證依會計法規定移交機關檔案人員後之調案,準用前項規定辦理。調案人經向主(會)計單位提出申請,由主(會)計單位向機關檔案人員為之。

第8點


  各機關會計憑證之調案,不得有下列行為:
  (一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損會計憑證。
  (二)非經主辦會計人員之同意拆散已裝訂完成之會計憑證。
  (三)以其他方法破壞或變更會計憑證內容。
  違反前項規定者,會計管理人員得停止其調案,並得視情節輕重,陳報所在機關長官議處,如涉及刑事責任者,移送該管檢察機關偵辦。

第9點


  各機關會計憑證之銷毀,應注意下列事項:
  (一)各種會計憑證,除有關未了債權債務或因案應續予保存外,銷毀時應造具清冊並依會計法規定報經該管上級機關及該管審計機關同意後,依檔案法相關規定辦理銷毀。
  (二)經核准銷毀之會計憑證於銷毀前,應妥善集中放置於安全場所,並應注意其運送過程之安全。
  (三)會計憑證之銷毀,應依檔案法相關規定派員全程監控,並應注意環境保護事宜。
  (四)已銷毀之會計憑證,應於會計憑證銷毀目次註記核准銷毀之文號及銷毀之日期。銷毀目次,應併同核准銷毀文件,並依檔案法相關規定辦理。

第10點


  各機關之原始憑證留存其他政府機關(構)、學校或民間團體者,應建立控管及審核機制,並作成相關紀錄,定期將留存明細表及審核結果紀錄通知該管審計機關。
  前項留存明細表之填報內容、範圍、格式、時間等,由行政院主計總處會商審計部另定之。
  第一項原始憑證遇有遺失、損毀等情事或辦理銷毀時,屬留存其他政府機關(構)、學校者,留存者應依第六點第九點規定辦理;
  屬留存民間團體者,該團體應函報各機關後,再由各機關依第六點第九點規定辦理。

第11點


  各機關主辦會計人員辦理交代時,應將該機關經管之會計憑證,造表悉數交付後任,其已編有目次者,依目次移交,得不另行造表。
  會計管理人員辦理交代時,應依會計法規定確實辦理交代。

第12點


  各主管機關對所屬機關辦理本注意事項之情形,應加強監督,並得視事實需要派員抽查之。

第13點


  第五點至第八點所定應經主辦會計人員或機關長官同意、核可或轉陳之事項,得由各機關依其內部權責分工規範,由相關授權代簽人為之。
  各機關基於業務特性或其他因素,得於本注意事項所定範圍內,另行訂定規定。


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